Een evenement organiseren

Evenementen zijn er in vele soorten en maten. Van een buurtbarbecue en een feestelijke opening van een nieuwe winkel tot een kermis of popconcert. Afhankelijk van de activiteiten en de grootte van het evenement zijn er risico’s verbonden aan het organiseren ervan. Evenementen trekken vaak veel publiek of vereisen speciale maatregelen zoals het afsluiten van een straat. Daarom is het belangrijk vooraf te beoordelen wat er nodig is om evenement veilig en goed te laten verlopen.

Checklist melding doen of vergunning aanvragen

Voorwaarden

Omdat er veel verschillende soorten evenementen bestaan, gelden er verschillende regels rond het aanvragen en afhandelen van een vergunning. Is jouw evenement een M-, A-, B- of C-evenement? Evenementen worden onderverdeeld in deze categorieën:

• M- evenement: bijvoorbeeld een kleine straat- of buurtactiviteit. Je kan zo’n activiteit 5 werkdagen van tevoren melden bij de burgemeester met een meldingsformulier klein evenement. Je hebt dan geen vergunning nodig. Wel moet je jezelf houden aan een aantal standaardvoorwaarden. Die voorwaarden staan in bijlage 2 van het Algemeen aanwijzingsbesluit APV Noordwijk 2021.
• A- evenementen: zijn ook kleinschalige activiteiten, maar er is een iets grotere kans op het veroorzaken van hinder voor de omgeving, bijvoorbeeld door een groter bezoekersaantal, het tijdstip of het afsluiten van een straat. Gevaar voor de openbare orde of de veiligheid wordt niet verwacht. Je hebt voor een A-evenement een vergunning nodig die je minimaal 8 weken voorafgaande aan het evenement moet aanvragen.
• B- en C- evenementen: zijn de grotere evenementen, zoals het Bloemencorso, carnavalsoptochten en de kermis. Bij dat soort evenementen is er een zeker risico op nadelige effecten voor de openbare orde en veiligheid. Bij deze evenementen wordt door een risico-scan bepaald of het evenement uiteindelijk als B- of C-evenement wordt behandeld. Je hebt voor een B- en C-evenement een vergunning nodig. Voor een B-evenement moet je minimaal 8 weken voorafgaande aan het evenement een vergunning aanvragen. Voor een C-evenement moet je minimaal 13 weken voorafgaande aan het evenement een vergunning aanvragen. Ook heb je voor een B- en C-evenement een veiligheidsplan nodig.

Twijfel je onder welke categorie jouw evenement valt? Neem dan contact op met onze evenementcoördinator of ons team Vergunning Toezicht & Handhaving. Bel hiervoor met ons Klantcontactcentrum via +31 71 36 60 000. Zij verbinden jou dan door.

Aanpak

Neem in vroeg stadium al contact op

Een evenementvergunning wordt verleend op grond van de Algemene plaatselijke verordening Noordwijk 2021 (APV). Naast een evenementvergunning kunnen voor een festiviteit ook nog andere vergunningen nodig zijn en de organisator moet ook rekening houden met algemeen geldende regels. Dat kan soms best ingewikkeld zijn! Neem daarom al in een vroeg stadium van de voorbereidingen contact op met onze evenementcoördinator of ons team Vergunning Toezicht & Handhaving. Bel hiervoor met ons Klantcontactcentrum via +31 71 36 60 000. Zij verbinden jou dan door.

Aanvragen

Vul de checklist melding doen of vergunning aanvragen in. Zo kan je zien of je een melding voor een evenement moet doen of een vergunning voor een evenement moet aanvragen. 

Een melding doe je met de volgende online formulieren: 

• Online klein evenement melden als natuurlijk persoon (DigiD)
• Online klein evenement melden als organisatie (eHerkenning)

Een vergunning aanvragen doe je met de volgende online formulieren: 

• Online een evenementenvergunning aanvragen als natuurlijk persoon (DigiD)
• Online een evenementenvergunning aanvragen als organisatie (eHerkenning)

Kosten

Wat zijn de kosten voor het in behandeling nemen van een aanvraag?

Afhandeltermijn, bezwaar en beroep

De gemeente beslist binnen 8 weken na ontvangst van de volledige aanvraag. Deze termijn mag de gemeente eenmaal verlengen. 

LET OP: zeker voor de grotere evenementen moet je veel informatie aanleveren voordat de aanvraag compleet is. De snelheid van de vergunningverlening hangt dan ook sterk af van de snelheid waarmee jij alle noodzakelijke informatie kan aanleveren. 

Je kan bezwaar maken tegen de beslissing op jouw aanvraag. Doe dit binnen 6 weken. Ben je het daarna niet eens met de uitspraak op het bezwaarschrift? Teken dan beroep aan bij de rechtbank.