Stappenplan participatie

Je kunt met de volgende 8 stappen nagaan wie je kunt betrekken bij jouw plan. Ook krijg je met het stappenplan inzicht in het niveau van participatie.

Stap 1: bedenk wie er iets gaat merken van jouw plan

Eerst ga je na wie er iets van jouw plan gaat merken. Daarna kijk je wie je nodig heeft om jouw plan voor elkaar te krijgen. Zo krijg je een goed beeld van de ‘belanghebbenden’.

Voorbeeld:

Wanneer je bijvoorbeeld een garage gaat bouwen, kunnen de buren tijdens de bouw geluidsoverlast hebben. De buren zijn in dit geval de ‘belanghebbenden’. Maar wanneer je jouw bedrijf wilt uitbreiden, kan dit gevolgen hebben voor meer buurtbewoners en voor nabijgelegen bedrijven.

Kortom, hoe groter de gevolgen van jouw plan zijn, hoe groter het aantal belanghebbenden. Zorg ervoor dat iedereen die belang heeft bij jouw plan de kans krijgt om aan de participatie deel te nemen.

Stap 2: voer de ‘Quickscan participatie‘ uit

De ‘Quickscan participatie’ is een snelle test. Met deze test kun je onderzoeken of jouw plan invloed heeft op de omgeving van belanghebbenden. Ook ziet je welke vorm van participatie gewenst is.

Scan jouw participatieniveau

Stap 3: maak een participatieplan

In een participatieplan schrijf je op hoe je de participatie gaat uitvoeren. Hiervoor kun je de uitslag van de ‘Quickscan participatie’ gebruiken.

In dit plan staat:

Wat houdt het plan dat je wilt uitvoeren in?
Welk niveau van participatie wil je gebruiken?
Met wie gaat je in gesprek en waarover?
Kun je al iets laten zien van het plan dat je hebt?
Op welke manier organiseer je participatie?
Hoe ga je om met de mening van belanghebbenden?
Wat is de planning?

Stap 4: nodig de belanghebbenden uit

Je bent als initiatiefnemer verantwoordelijk voor het organiseren van het gesprek. Het is verstandig om belanghebbenden ten minste 2 weken voordat het gesprek plaatsvindt uit te nodigen. Informeer eerst de direct omwonenden. Ga daarna in gesprek met alle andere belanghebbenden. Wanneer je een groot plan hebt, kan het zijn dat er meerdere keren overleg nodig is.

Stap 5: ga in gesprek

Het is belangrijk om op een goede manier in gesprek te gaan met jouw omgeving. Je bepaalt zelf hoe je dat doet. Enkele tips:

Overleg op een neutraal terrein of bij de buren thuis.
Toon hoe het plan er uit komt te zien.
Geef aan waarmee je al rekening hebt gehouden als het gaat om het gebied waar je jouw plan wilt uitvoeren. Geef de deelnemers de kans om hierover mee te denken.
Probeer er achter te komen wat de belangen, bezwaren of zorgen zijn. Achterhaal ook wat betrokkenen samen belangrijk vinden en welke ideeën de omwonenden hebben.
Geef aan of je wel of niet iets met de opmerkingen kan doen en waarom. Soms zijn er namelijk regels waarmee je rekening moet houden.
Maak goede afspraken over het vervolg.
Houd contact tijdens het proces. Doe dat open en eerlijk. Niet alleen voordat je een vergunning aanvraagt, maar ook tijdens de uitvoering van jouw plan.

Stap 6: maak een verslag van elk gesprek

Het is belangrijk dat je een participatieverslag maakt van elk gesprek dat je voert. Schrijf in dit verslag op:

Waar en wanneer het gesprek was.
Wie je daarvoor hebt uitgenodigd.
Wie er aanwezig waren (presentielijst bijhouden).
Wie zich hebben afgemeld.
In het kort wie wat gezegd heeft.
Of er veel of weinig steun (draagvlak) is voor het plan.
Welke onderdelen van het plan of welke alternatieven op steun kunnen rekenen.
Welke onderdelen van het plan op minder of geen steun kunnen rekenen.
Welke afspraken je hebt gemaakt.
Wat je hebt gedaan met de resultaten van de participatie. Heeft de inbreng van de belanghebbenden bijvoorbeeld geleid tot aanpassing van jouw plan en op welke manier?
Wil je het plan aanpassen? Laat dit aan de belanghebbenden weten. Als je ervoor kiest om het plan niet aan te passen, beschrijf dan waarom je daarvoor kiest.

Stap 7: verstuur het verslag

Stuur het verslag naar alle deelnemers aan het gesprek, de belanghebbenden.

Stap 8: vraag jouw vergunning aan

Vraag jouw vergunning aan. Voeg hieraan het participatieplan en het verslag toe. Hierdoor kan de gemeente een weloverwogen besluit nemen.