Denkrichting De Duinpan vanaf oktober 2025

De denkrichting op basis van de bijeenkomsten van de werkgroep Participatietraject De Duinpan.

1. Samenvatting

Een kruising

Wij denken aan De Duinpan als een multifunctioneel gebouw waarin de functies van buurtcentrum, culturele accommodatie en horeca worden gecombineerd. Een kruising van een ontmoetingscentrum als Puyckendam in Noordwijkerhout en een theater als de Muze in Noordwijk. Met deze insteek worden de behoeften van zowel de inwoners als de verenigingen en organisaties naar ons idee het best bediend.

Buurthuis

Een buurthuis houdt in dat mensen er terecht kunnen voor ontmoeting, gezelligheid, een praatje en een betaalbaar kopje koffie. Dat medewerkers met een arbeidsbeperking helpen in het gebouw en dat vrijwilligers taken op zich kunnen nemen. Dat het bestuur en de beheerder in nauw contact staan met de gebruikers, inwoners, vrijwilligers en gemeente.

Culturele accommodatie en horeca

Een culturele accommodatie betekent dat er voorstellingen, oefeningen en volksfeesten gehouden kunnen worden. Rouw en trouw in eigen dorp. Dit gefaciliteerd door een professionele exploitant die de verhuur en horeca verzorgt en commerciële activiteiten ontplooit op momenten waarop dat kan.

Concreet

Dat betekent op doordeweekse dagen dat het beheer grotendeels met vrijwilligers kan worden uitgevoerd, onder begeleiding van en in samenspraak met een professionele beheerder. Zelf openen, koffie schenken, activiteiten houden en mensen verwelkomen. Als het juiste toezicht geregeld is, kan alcohol worden geschonken. Met de exploitant worden afspraken gemaakt hoe dit te organiseren. In het weekend en waar mogelijk door de weeks, gebruikt een professionele exploitant het gebouw voor evenementen en bijeenkomsten. Er worden afspraken gemaakt over wijzigingen van deze werkwijze, bijvoorbeeld met carnaval, de feestweek of wanneer een uitvaart door de weeks plaatsvindt.

Wat levert dit op?

We denken dat deze veranderingen kunnen leiden tot lagere zaalhuur- en consumptieprijzen, tot een betere bezettingsgraad en tot meer bezoek en betrokkenheid van Zilkers. Dit is uiteraard afhankelijk van een aantal factoren, zoals de beschikbaarheid van vrijwilligers en de afspraken die met een exploitant kunnen worden gemaakt.

Besluit en uitvoering

Na de besluitvorming neemt de Stichting Wassenaar de regie over de uitvoering op zich. Er zal heel wat voorbereid moeten worden. De Stichting Wassenaar betrekt de verenigingen bij deze voorbereidingen.

2. Wat verandert er?

Een heel verhaal. Daarom de belangrijkste veranderingen op een rijtje.

Was (voor oktober 2025)		Wordt (na oktober 2025)
Volledig beheer door commerciële exploitant	>	Door de weeks beheer door vrijwilligers onder begeleiding van de beheerder, in het weekend uitbating door een exploitant.
Commerciële tarieven	>	Verschillende tarieven afhankelijk van de inzet van vrijwilligers of een commerciële exploitant.
Volledige horecavoorzieningen	>	Er wordt geen alcohol geschonken als er geen mensen van de exploitant aanwezig zijn. Om dit bij bepaalde activiteiten wel mogelijk te maken worden afspraken met de exploitant gemaakt.
Schoonmaak door exploitant	>	Schoonmaak door mensen met een arbeidsbeperking.
Beperkte inloopgelegenheid	>	Inloopgelegenheid wanneer voldoende capaciteit van vrijwilligers of tijdens verenigingsactiviteiten.
Inrichting gericht op bijeenkomsten en verhuur	>	Meer ruimte voor informele ontmoeting en creatieve en educatieve activiteiten.

3. Wat vooraf ging

Deze denkrichting is de uitkomst van het participatietraject De Duinpan waarbij inwoners en organisaties onder begeleiding van de gemeente hebben meegedacht over de functie en het gebruik van het gebouw. Een toelichting op dit participatietraject vind je in deze brief aan de gemeenteraad.

4. Het proces

Op 28 maart 2024 is het participatietraject De Duinpan van start gegaan met de 1e bijeenkomst van de werkgroep van vaste gebruikers. Onderstaande partijen hebben zitting in de werkgroep.

Organisaties in werkgroep
Zilkerbridge	Drumfanfare Altesa
EHBO	Koor Elan
Oldtimers	Toneelvereniging ODI
Heerenclub de Zilk	CV De Duinkonijnen
Feestcommissie [1]	Stichting Wassenaar
VVN vrouwen van nu	Gemeente Noordwijk
KBO/SDZ

_{[1] De feestcommissie heeft ervoor gekozen om niet alle bijeenkomsten bij te wonen, maar het proces wel met interesse te blijven volgen.}

Deze werkgroep heeft 6 bijeenkomsten gehad:

Startbijeenkomst in de Duinpan over het doel en kaders van het traject.
Bijeenkomst bij Ontmoetingscentrum Puyckendam over de exploitatie.
Bijeenkomst bij de Wieken over de buurthuisfunctie.
Bijeenkomst in de Duinpan waarin we 4 varianten hebben opgesteld.
Meedenkersbijeenkomst in de Duinpan waarin de varianten zijn gepresenteerd aan betrokken inwoners.
Bijeenkomst in de Duinpan waarin we van 4 naar 1 variant zijn gegaan.

5. De hoofdlijnen

In dit stuk presenteren wij de hoofdlijnen van de uitkomsten van onze gesprekken tijdens deze bijeenkomsten. Er leefden in de werkgroep, maar ook daarbuiten, tal van ideeën, meningen en voorkeuren voor de toekomst van de Duinpan. Sommigen willen de huidige situatie zoveel mogelijk intact laten en niks veranderen, anderen willen volledig naar een ander model.

Over de onderstaande punten is in de werkgroep consensus:

a. Rouw en Trouw moet mogelijk blijven

De Duinpan heeft een belangrijke sociale functie in het dorp De Zilk. De nabijheid van het gebouw is belangrijk voor levensgebeurtenissen. Het verzorgen van feesten en uitvaarten vallen in het commerciële domein. Daarom is het nodig een stuk commerciële exploitatie te hebben.

b. Versterking buurtfunctie met inloop mogelijkheid

Momenteel is De Duinpan beperkt open. Je kan niet zomaar even binnenlopen voor een praatje. Dit laatste is wel belangrijk voor mensen die een klein persoonlijk netwerk hebben. Een kort vriendelijk contact of simpel weg onder de mensen zijn, kan helpen eenzaamheid te doorbreken. Verenigingen kunnen hier ook aan bijdragen door sommige activiteiten open te stellen.

c. Deels commerciële en deels sociaal-maatschappelijke tarieven

Wie goed wil eten of ontzorgt wil worden, is bereid hiervoor te betalen. Als je als vereniging zelf veel kan doen, is het echter fijn om hier ook minder voor te betalen. Dat geldt zeker voor verenigingen die veel gebruik maken van het gebouw. Dit betekent dat er een combinatie nodig is van een commerciële exploitant en beheer door vrijwilligers. De exploitant zorgt voor professionele dienstverlening en de vrijwilligers voor lagere prijzen.

d. Voldoen aan de regelgeving over alcohol schenken

De vergunning die aan een commerciële exploitant kan worden verstrekt, maakt het mogelijk om alcohol te schenken. De exploitant kan dit ook bij activiteiten van verenigingen doen. [2] De exploitant kan ook zijn diensten verlenen tijdens bijvoorbeeld een feestweek, de carnaval, koningsdag of wanneer een vereniging gebruik wil maken van de Duinpan waarbij alles voor dat moment verzorgd is. Andersom zouden ook uitzonderingen kunnen worden gemaakt voor incidentele verenigingsactiviteiten die in het weekend plaatsvinden.

_[2] _{Zie ook bijlage 1 over de regels omtrent alcohol schenken.}

e. Inzet van mensen met een arbeidsbeperking

Voor de schoonmaak van het gebouw of andere beheerstaken kunnen mensen met een arbeidsbeperking worden ingezet. Deze mensen worden hierin begeleid door Provalu. Hiermee krijgt De Duinpan een sociale functie die het karakter als dorpshuis versterkt.

f. Gastheren en gastvrouwen

Een glimlach, kennismaking of praatje bij binnenkomst zijn manieren om mensen welkom te heten. Iemand die mensen ontvangt kan op die manier het verschil maken, zowel voor zichzelf als voor de bezoeker. Nieuwe mensen leren kennen, een zinvolle dagbesteding hebben, andere kunnen helpen, dit zijn allemaal positieve gevolgen van een dergelijke ontvangst.

g. Online planningssysteem

Veel activiteiten die worden gehouden zijn onvoldoende bekend bij de inwoners. Een gezamenlijke Zilkse Agenda kan hierin helpen. Voor de verdichting van het gebruik van het gebouw, is gemakkelijke inzage in de bezetting nodig. Dan kan een vereniging of inwoner eenvoudig kijken wanneer er nog ruimte is en zelf een reservering aanvragen. [3]

_{[3] Daarbij moet wel rekening worden gehouden met zaken als de aanwezigheid van een bedrijfshulpverlener.}

h. Koffie & thee vrij toegankelijk

Voor eenvoudige zelfbediening of bediening door vrijwilligers zijn aanpassingen aan de bar of keuken nodig. Een bepaalde vergrendeling van alcoholhoudende dranken is nodig om te voldoen aan de gemeentelijke regelgeving voor de inzet van vrijwilligers. Een verrijdbare koffiebar kan verenigingen faciliteren tegen geringe kosten.

i. Gezellige en warme inrichting

Sommige activiteiten vragen om een andere inrichting. Zo vragen de creatieve activiteiten van verenigingen om meubilair dat vies mag worden. Een praatje maken kan in een zithoek fijner zijn dan aan een bar. Een leestafel met een krantje en diverse tijdschriften voor laagdrempelige inloop. Afhankelijk van de wensen kan een pooltafel of andere speeltafel gezelligheid en een beetje sportiviteit te combineren.

j. Goed contact onderling

De uitvoering van deze plannen vraagt om een goede afstemming tussen het bestuur en de gebruikers. We willen weer terug naar een regelmatig verenigingsoverleg.

6. Onderzoek

Op 2 punten ziet de werkgroep potentiële voordelen, maar ontbrak het aan ruimte binnen dit participatietraject om dit helemaal uit te zoeken. Deze punten zouden op een later moment in de uitwerking kunnen worden opgepakt. Het zijn:

a. Zorgfunctie

Onderzocht wordt of het voor De Zilk een aanwinst kan zijn als een zorgaanbieder vanuit De Duinpan opereert. Hiermee wordt een vaste huurder aangetrokken en wordt de zorg dichterbij georganiseerd. In het licht van de huidige vergrijzing en de druk op de zorg, zou dit de zorginfrastructuur in De Zilk kunnen versterken.

b. Omliggende gebouwen

Er is een ander voorstel in voorbereiding door Zilkse organisaties om op het naastgelegen terrein een opslagruimte te creëren voor een aantal verenigingen. Dit zou de huidige beperkte capaciteit aan opslagruimte in De Duinpan zelf kunnen verlichten. Voorts zou afstemming kunnen worden gezocht met het Jeugdhonk omdat hierin mogelijk synergievoordelen zijn te behalen.

c. Bezetting

De aanwezigheid van jeugd en jongeren in de Duinpan wordt gemist. Ook andere partijen zouden in De Duinpan terecht kunnen zoals Reuring en de verenigingen die in het huidige parochiehuis zijn gehuisvest. Ook zou de Duinpan mogelijk meer wandelaars, fietsers en toeristen kunnen aantrekken. Onderzocht wordt op welke wijze deze meer gebruik kunnen maken van het gebouw.

7. Begroting

a. Exploitatiemodel

De verandering in de exploitatie heeft gevolgen voor een aantal geldstromen. Hieronder zijn deze in grote lijnen weergegeven:

De hoogte van de gemeentelijke subsidie blijft onveranderd ten opzichte van 2023.
De commerciële exploitant pacht het pand in het weekend en op geschikte momenten en neemt de rol van de coördinerende beheerder op zich. De inzet van vrijwilligers kan leiden tot minder aanwezigheid van de beheerder, waarop de vergoeding wordt aangepast.
De inzet van vrijwilligers kan tot een prijsverlaging van consumpties leiden. De gedachte daarbij: hoe meer je zelf doet, hoe lager het tarief.
Verdichting (dat wil zeggen een hogere bezettingsgraad) kan tot lagere huurprijzen leiden.

De uiteindelijke inkomsten en uitgaven zijn afhankelijk van de uitwerking die pas na besluitvorming kan worden gedaan.

b. Eénmalige investering in gebouw

Hieronder een ruwe schatting van de benodigde investeringen.

Nummer	Beschrijving	Geschat bedrag
1	Verrijdbare koffie bar	€ 19.000,-
2	Vergrendeling tap en drankvoorraad	€ 1.800,-
3	Inrichting zithoek	€ 13.750,-
4	Inventaris creatieve ruimte	€ 5.500,-
5	Toegangssysteem	€ 6.700,-
6	Reserveringssysteem	€ 3.000,-
	Totaal	€ 49.750,-

8. En toen?

Hoe gaat het verder? De volgende stappen staan op de planning:

a. Van denkrichting naar voorstel

Deze denkrichting gaat naar alle Zilkse verenigingen en organisaties voor een reactie. Het document wordt ook via Samen.noordwijk.nl gepubliceerd zodat Zilkse inwoners hierop kunnen reageren. Om hen daarop te wijzen zorgt de gemeente voor de nodige publiciteit.
De werkgroep komt bij elkaar om de reacties te verwerken en het definitieve voorstel naar de gemeente en de Stichting Wassenaar te sturen.

b. Van besluit naar uitvoering

Aantrekken van een nieuwe exploitant en beheerder.
Het afsluiten van een schoonmaak contract met Provalu.
Het realiseren van een toegangssysteem zodat vrijwilligers kunnen openen.
Het afstemmen van aanpassingen aan het gebouw met de gemeente.
In samenwerking met Welzijn Noordwijk vormgeven van de training van vrijwilligers.

9. Bijlagen

Bijlage 1: Toelichting regels alcohol schenken

De keuze voor de combinatie van een commerciële exploitant en beheer met hulp van vrijwilligers is deels gebaseerd op de eisen en beperkingen die worden gesteld aan het schenken van alcohol.

Belangrijkste regels

Alcohol schenken moet verantwoord gebeuren. Daarom moet, op alle plaatsen waar alcohol getapt en geschonken wordt, worden voldaan aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving. Dat geldt zowel voor de commerciële als voor de niet-commerciële horeca zoals studentenverenigingen, club- en buurthuizen en sportkantines. Een samenvatting van de belangrijkste regels vind je op de website alcohol.info.

Toezicht en handhaving

De controle op de naleving van deze regels wordt gedaan door de gemeente. Vanuit het team Vergunningen, Toezicht & Handhaving is een nadere specificatie gegeven op de mogelijkheden voor het schenken van alcohol.

Vergunning

De vergunning hiervoor kan verleend worden aan een commerciële exploitant. Deze moet daarvoor over de benodigde diploma’s en registratie beschikking. De exploitant mag mensen inschakelen om hem te helpen bij de bediening. Als de exploitant dat doet moet hij aanwezig zijn om er zorg voor te dragen dat dit op de juiste wijze gebeurt. De exploitant is verantwoordelijk.

Vergrendeling

Om te voorkomen dat er – buiten het toezicht van de exploitant – toch alcohol geschonken wordt, moet de toegang tot de voorraad worden afgeschermd. Dit moet gebeuren door een slot op de betreffende kasten, tappen of ruimte waarin de dranken zijn gestald.

Inzet vrijwilligers onder toezicht

De wens om met vrijwilligers te werken in de Duinpan, betekent dat er fysieke aanpassingen gedaan moeten worden aan de bar om deze te vergrendelen. Doordat er ook een commerciële exploitant wordt aangetrokken, zijn er wel mogelijkheden om onder diens supervisie alcohol te schenken. Dit kan op momenten waarop de exploitant het gebouw uitbaat en is ook mogelijk op momenten waarop deze activiteiten van verenigingen faciliteert.

Bijlage 2: Rolverdeling

In dit document worden diverse rollen benoemd. De rollen van beheerder en exploitant kunnen in 1 persoon worden verenigd, zoals ook nu het geval is. In de onderstaande tabel een grove indeling van de taken en verantwoordelijkheden die bij deze verschillende rollen zouden kunnen horen.

Rol	Omschrijving
Bestuur (Stichting Wassenaar)	Contact onderhouden met verenigingen en gebruikers. Beheerder en exploitant aannemen en voortgang bewaken. Bijdragen aan sociaal maatschappelijk doelstellingen Overleg met de gemeente inzake beheer en gebouw.
Vrijwilligers	Openen, sluiten en verwelkomen. Faciliteren activiteiten verenigingen door inrichting zalen, koffie & thee verzorgen. Verwelkomen bezoekers.
Beheerder	Begeleiding vrijwilligers Vormen vrijwilligersteam, dagelijkse begeleiding Samen met hen vormgeven gastheerschap. Onderhoud en technisch beheer Verstrekken van onderhoudsopdrachten aan derden Jaarlijkse controle van kwaliteit en kwantiteit van de inventaris. Uitvoeren van onderhoud als een ‘goed huisvader’. Financieel en administratief beheer Administreren van service- en energiekosten en andere financiën.
Horeca exploitant	Horeca In het bezit van alle horeca papieren voor volledige horeca vergunning. Serveren van dranken en maaltijden. Personeel Leiding geven aan personeel. Opleiding en begeleiding van personeel. Bedrijf Goed onderhouden van apparatuur. Inkoop van ingrediënten en voorraden. Promotie Website bijhouden. Zichtbaar zijn op sociale media.