Privacyverklaring sollicitanten 

Gemeente Noordwijk verwerkt van haar sollicitanten persoonsgegevens. De gemeente vindt een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van essentieel belang. En streeft ernaar de privacy van iedereen van wie zij persoonsgegevens verwerkt te respecteren in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke wet- en regelgeving.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens we van jou verwerken en hoe we daarmee omgaan. Wij verzoeken je om deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

Welke persoonsgegevens verzamelen we van jou?

Wij verwerken alleen de persoonsgegevens die relevant en noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de sollicitatieprocedure. In dat kader verwerken wij met name persoonsgegevens die jij tijdens de sollicitatieprocedure aan ons verstrekt. Dit zijn bijvoorbeeld jouw naam, adres- en contactgegevens, geboortedatum, geslacht, eventueel foto, werkervaring, opleidingen en overige persoonsgegevens die je actief aan ons verstrekt door het toezenden van jouw sollicitatiebrief en curriculum vitae of vertelt tijdens één van de sollicitatiegesprekken.

In sommige gevallen kunnen wij ook persoonsgegevens verwerken die wij verkregen hebben uit openbaar toegankelijke bronnen. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens die verkregen worden via sociale mediaprofielen of Google.

Voor welke doeleinden worden jouw persoonsgegevens verwerkt?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens alleen voor de volgende specifieke doelen:

• Werving en selectie.
• Het leggen en onderhouden van contact.
• Beoordeling van jouw geschiktheid voor een functie.
• Communicatie met jou tijdens sollicitatieprocedure.
• Het doorlopen van de precontractuele fase en het mogelijk sluiten van een (arbeids)overeenkomst met jou.
• Communicatie met jou over functies bij de gemeente Noordwijk.
• Het voeren van juiste administratie en intern beheer.
• Behandeling van vragen, opmerkingen en klachten.

Grondslagen verwerking

Het verwerken van persoonsgegevens is uitsluitend toegestaan op voorwaarde, dat er een rechtmatige grondslag van toepassing is. Wij verwerken jouw persoonsgegevens enkel op basis van één van de volgende grondslagen:

• Gerechtvaardigd belang: voor de uitvoering van een zorgvuldige en eerlijke sollicitatieprocedure alvorens een contract wordt aangeboden. In dit geval hebben we een afweging gemaakt tussen ons bedrijfsbelang en jouw recht op privacy.
• Toestemming: wij kunnen persoonsgegevens verwerken omdat we daarvoor vooraf toestemming hebben verkregen, bijvoorbeeld in het geval dat jij ons toestemming hebt gegeven jouw sollicitatiebrief en curriculum vitae voor 1 jaar op te slaan in onze database. Als de verwerking van persoonsgegevens op jouw toestemming berust, kun je deze altijd intrekken.

Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

Wij kunnen jouw persoonsgegeven met derden delen wanneer jij hiervoor voorafgaande toestemming hebt gegeven, in het geval dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons belang of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. De derde waarmee wij in ieder geval gegevens delen, is onze ICT-leverancier, zodat wij de sollicitatieprocedure goed kunnen uitvoeren. Met de ICT-leverancier hebben we afspraken gemaakt over de eisen waaraan de gegevensuitwisseling moet voldoen. Deze afspraken zijn vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Wij delen jouw persoonsgegevens niet met een derde land (landen buiten de Europese Economische Ruimte) of internationale organisatie.

Beveiliging van jouw persoonsgegevens

De gemeente bewaart jouw persoonsgegevens op zorgvuldige wijze conform de daarvoor geldende wet- en regelgeving. Wij hebben we passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van jouw persoonsgegevens. Zo hebben alleen medewerkers toegang tot jouw persoonsgegevens als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun dagelijkse werkzaamheden. Onze medewerkers zijn verplicht om de gegevens waarvan zij kennisnemen geheim te houden. Ook is de toegang tot jouw persoonsgegevens afgeschermd en zijn onze systemen beveiligd volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure. Dit betekent het volgende:

• Sollicitatiegegevens: worden tot uiterlijk 4 weken na beëindigen van de sollicitatieperiode bewaard. Als je toestemming hebt gegeven om jouw persoonsgegevens langer te bewaren in het kader van eventuele toekomstige vacatures, bewaren we jouw gegevens maximaal 1 jaar na het beëindigen van de sollicitatieperiode.
• Screeningsgegevens: worden tot uiterlijk 4 weken na beëindigen van de sollicitatieperiode bewaard.

Als je wordt aangenomen voor een functie bij de gemeente Noordwijk, worden jouw persoonsgegevens opgenomen in de personeelsadministratie. Vanaf het moment van indiensttreding zijn de interne bewaartermijnen van toepassing.

Jouw rechten onder de AVG

Op grond van de AVG heb je diverse rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Het recht om jouw persoonsgegevens in te zien.
• Het recht om jouw persoonsgegevens te laten aanvullen.
• Het recht om jouw persoonsgegevens te laten corrigeren.
• Het recht om jouw persoonsgegevens te laten verwijderen.
• Het recht om jouw persoonsgegevens (tijdelijk) niet of beperkt te laten verwerken.
• Het recht om jouw persoonsgegevens over te dragen aan jou of een derde.
• Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Let op: bovenstaande rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat wij niet in alle gevallen gehoor hoeven te geven aan een verzoek ter uitoefening van één van de hierboven genoemde rechten. Meer informatie over hoe je deze rechten kunt uitoefenen, vind je in de Algemene privacyverklaring op onze website.

Binnen 1 maand nadat wij een verzoek ter uitoefening van één van jouw rechten hebben ontvangen, zullen wij je hierover informeren. Daarbij geven wij aan of en hoe aan jouw verzoek gevolg wordt gegeven en zo niet, waarom niet. Als het nodig is, kan de reactietermijn worden verlengd met 2 maanden. In dat geval wordt binnen 1 maand aan jou kenbaar gemaakt binnen welke termijn je reactie kan verwachten. Het uitoefenen van jouw rechten is in principe kosteloos.

Vragen of klachten

Wil je meer weten over deze privacyverklaring, jouw rechten en/of onze omgang met jouw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op per e-mail.

Het kan zijn dat je, ondanks onze zorgvuldige aanpak, een klacht hebt over de wijze waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan. In dat geval kun je een klacht indienen via de procedure klachtbehandeling van de gemeente. Meer informatie over het indienen van klachten vind je op onze pagina Klacht over de gemeente indienen.

Hebben wij jouw klacht behandeld en ben je het niet eens met de uitkomst of hoe jouw klacht is afgehandeld? Dan kun je hierover altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de website van Autoriteit persoonsgegevens.

Functionaris voor gegevensbescherming

De gemeente Noordwijk heeft een onafhankelijke, externe toezichthouder aangesteld. Deze functionaris voor gegevensbescherming (FG) houdt toezicht op en adviseert over de bescherming van jouw persoonsgegevens. De FG is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als jouw vraag of klacht niet (voldoende) beantwoord is, dan kun je in contact komen met de FG per e-mail.

Wijziging van de privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 20 november 2023. We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring eenzijdig te wijzigen, bijvoorbeeld als er een wetswijziging plaatsvindt. Daarom verzoeken we jou om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat je geïnformeerd blijft. Wanneer er sprake is van een wezenlijke wijziging in deze privacyverklaring, volgt daarover een duidelijke kennisgeving op onze website.