Secretaresse van de burgemeester

36 uur per week

€ 2700 – € 3831

Aan de prachtige Noordzeekust, tussen de kleurrijke bollenvelden en met de Randstad binnen handbereik. Daar vind je de gemeente Noordwijk. Ter ondersteuning van onze burgemeester zijn wij op zoek naar een nieuwe collega secretaresse. Als secretaresse zorg jij voor een perfect verloop van het agenda- en tijdsbeheer en ben je het eerste aanspreekpunt van de burgemeester. Wil jij jouw organisatietalent inzetten bij onze gemeente? 

Wat ga je doen?

Je maakt deel uit van het vaste team van ondersteuning van de burgemeester en onderhoudt daarnaast nauw contact met het bestuurssecretariaat en andere collega’s. Naast je kerntaken toon je betrokkenheid en signaleer je wat er nodig is om de dagelijkse werkzaamheden soepel te laten verlopen. Alle bijeenkomsten en afspraken zijn tot in de kleinste details geregeld. Je zorgt hierbij voor een goede coördinatie die je zorgvuldig controleert. 

Concreet betekent dit: 

• Je bent verantwoordelijk voor het (complexe) agendabeheer; 
  
• Je bereidt afspraken voor, zorgt voor afstemming met diverse collega’s en zet acties uit, zodat afspraken soepel verlopen;  
• Je faciliteert en ondersteunt bij (internationale) ontvangsten, vergaderingen en officiële bezoeken en momenten;  
• Je stelt prioriteiten wat betreft uitnodigingen en bezoeken en overlegt met betrokkenen;  
• En je bent het eerste aanspreekpunt van de burgemeester voor interne en externe contacten.  

Jouw werkdag is dynamisch en dat maakt het werk voor jou juist leuk en uitdagend! Je schakelt moeiteloos tussen dienstbaarheid én doortastendheid. Jij bent voor onze burgemeester een belangrijke ondersteuner en een rots in de branding.  

Wat kan jij van ons verwachten?

De gemeente Noordwijk kent een gezellige, informele sfeer waarbij we samen de beste dienstverlening voor onze inwoners nastreven. Daarnaast investeren we samen in jouw ontwikkeling. Dit doen we onder andere door een breed aanbod via de Noordwijk Academie.   

Daarnaast bieden we:  

• Afhankelijk van jouw ervaring een maandsalaris van maximaal € 3831,- (schaal 7) bij een fulltime dienstverband; 
  
• Individueel keuzebudget van 17,65% dat je naar eigen inzicht inzet, bijvoorbeeld voor extra salaris of vakantiedagen;  
• Een jaarcontract. Bevalt het van beide kanten? Dan ontvang je een vast contract;  
• Een goede werk-privébalans met onder andere ruime verlofmogelijkheden en de flexibiliteit om je werkweek zelf in te richten.  

Samen Noordwijk. Voor en met elkaar!

De gemeente Noordwijk is in 2019 ontstaan na fusie met de gemeente Noordwijkerhout en De Zilk. Met 350 betrokken collega’s vormen we een compacte organisatie. Samen zetten we ons in voor ruim 45000 inwoners, verenigingen en ondernemers. Een ambitieuze en dynamische omgeving die nog volop in ontwikkeling is.  

Jouw plek in de organisatie

Je komt te werken in team Secretariaat. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en chef kabinetszaken. Samen ontzorg en ondersteun je de burgemeester. Je bent veelal te vinden op ons kantoor in Noordwijk. De functie is voor 36 uur per week. Belangrijk hierin is jouw flexibiliteit.  Je bent bereid om ook in de avonden of weekenden ondersteuning te bieden, bijvoorbeeld bij gemeentelijke ontvangsten en herdenkingen.  

Wat verwachten wij van jou?

Je bent niet alleen proactief en representatief, maar ook zeer discreet en nauwkeurig. Bij complexe afspraken weet je goed in te schatten wanneer voorbereiding of vooroverleg nodig is en regel je dit moeiteloos. Prioriteiten stellen gaat je goed af; je behoudt overzicht, bewaakt de voortgang en legt verbanden waar nodig. Gastvrijheid en servicegerichtheid zijn jou tenslotte op het lijf geschreven.  

Daarnaast: 

• Heb je een afgeronde opleiding op mbo4-niveau, bijvoorbeeld een Schoevers-opleiding;  
  
• Heb je minimaal 5 jaar ervaring als directiesecretaresse of bestuurssecretaresse;  
• Heb je bij voorkeur ervaring in een bestuurlijke omgeving;  
• Beheers je de Nederlandse taal uitstekend;  
• Weet jij je in het Engels goed verstaanbaar te maken;  
  Weet jij ook digitaal je weg te vinden en kent Word, Teams, Outlook, Excel en iBabs geen geheimen voor je!  

Is dit jouw nieuwe baan?

Is je belangstelling gewekt? Maar wil je eerst sfeer proeven of heb je nog vragen over de functie? Neem dan contact op met Paz Campos Ponce, clustermanager, via telefoonnummer 071-3660275 of mail naar p.camposponce@noordwijk.nl.    

Heb je vragen over jouw sollicitatie of bijvoorbeeld de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Shara van der Ploeg, recruiter via 071-3660025 of wervingenselectie@noordwijk.nl.  

De sluitingsdatum voor deze vacature is 25 november. Gesprekken vinden plaats op woensdagochtend 4 december. Na jouw reactie ontvang je van ons een bevestigingsmail. Na de sluitingsdatum zullen wij je zo snel mogelijk informeren over het vervolg van de procedure.